進捗報告レポート準備方法
How to prepare the weekly progress report ?

2021/9/13　2-4 キャプション追記　能木
2021/1/10　能木作成

0. In advance / 常に忘れず

0-1. Send me “to Do list & time schedule” / “toDoリストと日程”をメールする

When you have a discussion or receive some tasks, you must prepare “to Do list” and its schedule as below. And then, you must send it to your supervisor ASAP.
打ち合わせなどでやる事が決まったら、下記のように”toDOリストとスケジュール”をメモしてください。そして、そのメモを指導教官にメール送信して下さい。

Task “@@@@” until @/@
Task “@@@@” until @/@
Task “@@@@” until @/@
Task “have a presentation” at  @/@
Task “submit a conference abstract” until  @/@

Memory absolutely will fade away as time goes by. So you will meet the disagreement with your supervisor, even though your memory is perfect.. Who helps you ?? It is the sent e-mail !!! Sending e-mail will help you against the memory loss or disagreement.

時間が経つにつれ、必ず、記憶は消えていきます。そうすると、あなたの記憶が正しくても、指導教官との齟齬が生じるでしょう。その時、誰があなたを助けてくれますか？送信メモです！記憶が曖昧になったり・齟齬が生じたときは、送信メールがあなたを助けます！

0-2. Write your name & date in any documents / 書類には名前と日付

0-3. Keep the same terms　術語の統一

0-4. No abbreviations　略称の使用禁止

0-5. email reply within that day (Except for the midnight & holiday) / メール返信は当日に（夜間・休日を除く）

You never check the e-mails & reply it in the night & holidays, even if from Nogi !! I know, the night & holiday e-mail is from only crazy guy !! lol (Very sorry for my crazy activity…) However, in the week day, you must reply email within that day !!

夜間・休日のメール確認＆返信は、不要です。例え、能木からのメールでも！！夜間・休日のメール送信は、気が狂った人がやることです！！（笑）（送信して、本当にすいません。。）しかし、平日に受け取ったメールは、当日返信お願いします！ 

1.Start from the outline / 概要説明から

Any report starts from the outline or abstract, which simply explain what you did & not yet. So, the progress reports also start from your situation.
For example..

どんな文書も、完了・未完了など、概要・状況説明からスタートします。したがってprogress reportも、あなたの状況説明から書き始めて下さい。例えば、以下のように。

To Do lists in Jan 18 Mon – 22 Fri (planned at Jan 15 & checked at Jan 22)
Task “@@@@” (finished)
Task “@@@@” (partially finished)
Task “@@@@” (not yet)
Task “have a presentation” at  @/@
Task “submit a conference abstract” until  @/@

 

In any style, you have to clearly describe what you did, finish, and not yet.
どんなスタイルであれ、やったこと・終わったこと・未完了なことを、きちんと書いてください。

2. “Materials & Methods” and then “Results” in the each topic. / 各項目の実験方法と結果を記載

2-0. Keep the same terms & No abbreviations / 術語の統一 & 略称の使用禁止

Never forget !! この二つ、絶対に忘れないように！

2-1. How many measurements / 何回、実験する？

“Over 3 reading” is must needed. If you want the average, “between 4 and 10 readings” is needed. If you want the standard deviation, “over 10 readings” is needed.
必ず３回以上。平均値を求めたいなら、4-10回。標準偏差など統計処理したいなら10回以上

see the below / 以下参照
http://www.nogimasaya.com/howmany/

2-2. How to prepare “Materials & methods” and then “Results” / 実験方法と結果の記載方法

Each topic needs the “materials & method” & “results”. No needed for “discussion”. See the below how to prepare these.
各トピック、それぞれ「実験方法」と「結果」は必須。考察は不要。実験方法・結果などの記載方法は下記参照
http://www.nogimasaya.com/favorite/methods/

2-3. All the results in the text or Appendix / 全ての結果を本文 or 末尾資料に記載

When you meet the below sentence, can you agree it?
“I got the results value is 10.”
Is it from only one time measurement, averaged value? How about the error or uncertainty? Do you agree it, when it was calculated the standard deviation from only two measurements?
It is case by case you will agree or not.
So, you must explain how to get it in the text or method & must describe all the measurements in the text or Appendix.

次の文章を読んで、あなたはそれに同意できますか？
「10という結果を得た」
それは、たった１回の測定結果ですか？平均値ですか？もし2回の測定値から平均値を求めていたら、同意しますか？また、バラツキとか誤差は、どうなっている？
したがって、結果を導いた手順を本文や実験方法に記載し、全ての測定結果を本文か末尾資料に記載してください。

2-4. Write the caption for all the graph & tables. / グラフ・表にキャプションを書く！

Do you understand what kind of temperature?

下表の数字、何の温度が分かりますか？

	Day 1	Day 2	Day 3	Day 4	Day 5
temperature	25	22	28	26	24

Only when you write the caption, the reader understand it.

キャプションがあれば、読者は意味が分かります。

Table 1. The temperature in Osaka

	Day 1	Day 2	Day 3	Day 4	Day 5
temperature	25	22	28	26	24

2-5. “Results” must need some sentences, NOT ONLY graph & table. / 結果は文章必須！グラフ・表だけはNG！

The graph or table are one of the ciphers. So, when you only set the graph & table, the readers have to decipher your cipher without any clues. The readers need your guideline sentences to break the code.

グラフや表は、暗号の一種です。もし、グラフ・表のみで文章がなかったら、読者はヒント無しで暗号解読に挑まなければいけません。あなたが文章を書いたらそれは、暗号解読のガイドラインになります！！

For example, see the below.

Table 1. The temperature in Osaka

	Day 1	Day 2	Day 3	Day 4	Day 5
temperature	25	22	28	26	24

What kind of message do you get from this table?

“In all the day, the temperature is under 30.”
“In all the day, the temperature is over 20.”
“The average temperature is 25 in this period.”
“Temperate in this period is from 22 to 28. “

Nobody knows which is the author’s message…  Natural for the authors is not for the reader. So the reader must write some sentences to for the guideline.

この表から、あなたはどんなメッセージを読み解きますか？

「全日程で、温度は30以下であった」
「全日程で、温度は20以上であった」
「この日程で、平均温度は25であった」
「この日程の温度は、22から28の範囲に収まっていた」

どれが筆者のメッセージなのか、誰にも分かりませんよね。。あなたの当たり前は、読者にとって当たり前ではありません。したがって、筆者はガイドラインとして文章を添える必要があります。

2-6. How to prepare the “graph & table” / グラフ・表の作成方法

see the below / 以下参照
http://www.nogimasaya.com/favorite/chart/
http://www.nogimasaya.com/favorite/excel-chart/

2-7. Take a picture / 写真撮影

see the below / 以下参照
http://www.nogimasaya.com/favorite/composition/

 

3. At the end, “Do list & schedule” again / 最後にtoDOリストとスケジュールを再び

You may remain some topics, which should be continued in the next week. So, at the end, you should list-up the unfinished topics for the next week. For example, see the below. When you can finish the all, you will write “no task anymore”.

幾つかのトピックは、来週以降も継続する必要があると思います。したがって、文章末尾に未完了項目とスケジュールを、今後のために記載しましょう。例えば、下記参照。もし全ての項目を完了したら、「来週以降の予定なし」と記載してください。

For example…
Task “@@@@” until  @/@
Task “@@@@” until  @/@
Task “have a presentation” at  @/@
Task “submit a conference abstract” until  @/@