Basic writing information

執筆基本情報

2021/9/13　共通・パワポ・ワード用コメントに修正
revised at 2020/06/09
text by Nogi  2020/05/30

[For ppt & word file]

1.1 Keep the same terms　術語の統一

1.2 No abbreviations　略称の使用禁止

Especially, never create your original new abbreviations!
特に、独自に新しい略称は絶対に作らない！

1.3 Write the caption for all the graph & tables.　グラフ・表にキャプションを書く

1.4 Never negative sentence.　否定表現の使用禁止

From “Today is not rain.”, do you understand today’s weather?
From “Today is snow”, everyone understand today’s weather.
「今日は雨じゃない」から、今日の天気が分かりますか？
「今日は雪です」なら、誰でも分かりますよね。

1.5 Use an English-English dictionary & thesaurus. 英英辞典とシソーラス（類語辞典）を使いましょう

When you are not so good English writer…
You must search the word meaning by “English-English” dictionary, not your mother language dictionary.
Using the thesaurus, your simple English turn to more elegant ones. “Thesaurus” is very powerful tool for brush up the English.
For example, using a thesaurus, you can convert “increase” to “accelerate, add, amplify, enlarge, escalate, expand, develop, gain, rise” and so on.
You can find free online service in the both.
英語文章を書くとき、もし英語に自信がなかったら、
単語の意味は、英和辞典ではなく、英英辞典で調べましょう。
シソーラスを使って、中学生英単語をエレガントな単語に変更しましょう。
例えば”increase”という単語は、“accelerate, add, amplify, enlarge, escalate, expand, develop, gain, rise”などに変更可能です。
英英辞典もシソーラスも、フリーオンラインサービスがあります。

[For ppt file]

2.1 At the top, write the conclusion !　ページ最上部に結論を書く！

At the top in each page, you must write the conclusion in the page. Never write “Background”, “Method”, “Results”.
From “Measure A”, do you understand what the author want to tell us?
From “Compare A & B”, do you understand what the author want to tell us?

ページ最上部に、結論となる文章を書いてください。「背景」とか「実験方法」、「結果」などは書かないでください。
「Aを測定した」という文章から、何が分かりますか？満足できますか？
「ＡとＢを比較した」という文章から、何が分かりますか？満足できますか？

2.2 Start from the outline / 概要説明から

Any report starts from the outline or abstract, which simply explain what you did & not yet. Of course, you will prepare the outline page, finally. However, after you will prepare the outline, you will check again your outline completely  match with the following contents.

どんな文書も、完了・未完了など、概要・状況説明からスタートします。もちろん、概要説明ページは、最後に準備します。しかし、概要説明ページを準備したら、そのページとそれに続く詳細説明ページの内容が一致しているか、再びチェックしてください。

2.3 In the final, must check “Keep the same terms” & “No abbreviations.”　脱稿前に「術語の統一」と「略語禁止」を再確認

[For word file]

3.1 Track changes in Word ワード変更履歴の使い方

English
https://support.office.com/en-us/article/track-changes-in-word-197ba630-0f5f-4a8e-9a77-3712475e806a
日本語
https://support.office.com/ja-jp/article/word-%E3%81%A7%E3%81%AE%E5%A4%89%E6%9B%B4%E5%B1%A5%E6%AD%B4%E3%81%AE%E8%A8%98%E9%8C%B2-197ba630-0f5f-4a8e-9a77-3712475e806a

3.2 Revise the Word file with comments　コメント付きワードファイルの修正方法

Don’t delete the comments.
You must write your reply in the comment box to all the comments.
And then, you revise the main text using the track changes..
see more detail
コメントは消去しない。
全てのコメントに対し、コメントボックスへあなたの回答を記入する。
変更履歴を使って、本文を修正する.
詳細はコチラ

3.3 One sentence consist of 20-30 words.　文章１行　40-60文字

15-20 words
https://wordcounter.net/blog/2017/04/04/102966_word-count-list-how-many-words.html
25 words or less
https://www.avidcareerist.com/2010/07/14/how-many-words-in-a-sentence/
25 words is our limit
https://insidegovuk.blog.gov.uk/2014/08/04/sentence-length-why-25-words-is-our-limit/https://www.quora.com/On-an-average-how-many-words-should-be-written-in-a-short-sentence

3.4 One paragraph consist of 5-8 sentence.　１段落5-8行

3-8 sentences
https://wordcounter.net/blog/2015/11/30/10988_how-many-sentences-in-a-paragraph.html
5-8 sentences
https://capitalizemytitle.com/how-many-sentences-in-a-paragraph/
5-6 sentences
https://elitecontentmarketer.com/how-many-sentences-in-a-paragraph/

3.5 Write the caption for all the graph & tables.　グラフ・表にキャプションを書く

3.6 Graph/picture size is 6-8cm wide　グラフ/写真は幅6-8cmで

Most articles consist of 2 columns, and the graph/picture often is inserted into 1 column.
Their width will be less than 8 cm, since the column width is 8cm.
If you need, please read the below URL of “Make the same size charts in excel”.
http://www.nogimasaya.com/favorite/excel-chart/
多くの論文は２段組で、グラフや写真は１段の範囲で表示されることが多いです。
１段の幅は8cmなので、グラフや写真は幅8cmにしましょう。
必要があれば、以下の「エクセルで同じサイズのグラフの作り方」を参考に。
http://www.nogimasaya.com/favorite/excel-chart/

3.7 Text & symbol are 8-12 pt in the 6-8cm wide graph/pictures. 6-8cm幅グラフ/写真の文字・記号は8-12pt

Text and symbol size in graph/picture are the same with the main text size.
If you need, please read the below URL of “Make the same size charts in excel”.
http://www.nogimasaya.com/favorite/excel-chart/
グラフや写真に文字・記号を挿入する際は、本文の文字と同じサイズで。
必要があれば、以下の「エクセルで同じサイズのグラフの作り方」を参考に。
http://www.nogimasaya.com/favorite/excel-chart/

3.8 The order in text, graph, and text. 文章・グラフ・文章の順番で

Never start with the graph or table. Must start with text/sentences.
Insert the graph or table, when a paragraph is finished. And then, you will start the next paragraph. Never gather all graphs at the start or end.
最初に、グラフや表を提示しない。いつも、文章からスタートする。
段落が終わったら、グラフや表を差し込む。そして、次の段落をスタートさせる。決して、文末や先頭に、グラフや表を集めないで下さい。

3.9 In the final, must check “Keep the same terms” & “No abbreviations.”　脱稿前に「術語の統一」と「略語禁止」を再確認